O praksi
Kje: Španija
Začetek: November 2019
Deležniki: Vse osebje
Financer: lastna sredstva
PREGLED PRAKSE
Digital WorkPlace je projekt digitalne in kulturne transformacije, ki izhaja iz zavezanosti organizacije tehnološkemu razvoju, digitalizaciji in transformaciji s pristopom, osredotočenim na osebo. Pobuda temelji na treh glavnih stebrih – individualni in kolektivni produktivnosti ter agilni metodologiji – in ima 4 glavne cilje: povečanje osebne učinkovitosti in produktivnosti; spodbujanje timskega dela prek sodelovalnih platform; fleksibilizacija dostopa do informacij; digitalizacijo in avtomatizacijo podatkov ob zagotavljanju dostopnosti.
Praksa je namenjena vsem strukturnim delavcem skupine socialnih podjetij ILUNION kot tudi zaposlenim Fundación ONCE. Zaposlenim je na voljo intuitiven spletni portal, ki ponuja vsa referenčna avdiovizualna gradiva ter posnetke spletnih izobraževanj. Da bi pospešili izvajanje pobude, je Digital WorkPlace uvedel lik »prvakov«, digitalnih ambasadorjev z nalogo usmerjanja delavcev v procesu digitalne preobrazbe. Projekt je prek spletnega usposabljanja spodbudil tudi razvoj digitalnih veščin z orodji Microsoft 365.
Doslej je bilo izvedenih več kot 15 spletnih seminarjev z 10.000 udeleženci/ogledi.
METODOLOŠKI PRISTOP
Praksa poteka v obliki dogodkov, spletnih seminarjev in delavnic, ki so zaposlenim na voljo prek Microsoft Teams, spletnega portala na Sharepointu in uporabniške skupnosti na Yammerju.
Vsebine so oblikovane ob upoštevanju potreb vseh udeležencev ter informacij, zbranih s Champions, anketami in obrazci. Dostopnost in uporabnost vsebin in orodij sta ključna vidika, ki se upoštevata pri oblikovanju usposabljanj.
Napredek udeležencev se ocenjuje s spremljanjem razvoja izvajanja projekta z mesečno analizo KPI in primerjavo z začetno oceno.
RAZVITE SPRETNOSTI
Udeleženci so pridobili digitalne veščine in znanja o novih procesih digitalizacije, ki lahko pomagajo izboljšati produktivnost delavcev.
INOVATIVNI ASKPEKT
Digitalno delovno mesto je inovativna praksa, saj temelji na modelu spletnega usposabljanja, ki ga dopolnjuje spletni portal, ki spodbuja in omogoča vsem delavcem fleksibilno sodelovanje (sinhrono ali asinhrono učenje). Na YAMMER-ju je bil ustvarjen prostor za sodelovanje, kjer udeleženci delijo rezultate in novice, postavljajo vprašanja itd. Projekt je omogočil popolno implementacijo Microsoftove tehnologije in posledično digitalizacijo številnih procesov.
UČINEK IN TRAJNOST
Čeprav se je projekt začel novembra 2019, sta se ob izbruhu pandemije izvajala začetna ocena in zbiranje zahtev. Zaključek je pospešil digitalizacijo in naredil ta projekt še bolj aktualen in potreben, predvsem za vse tiste delavce v nenujnih dejavnostih, ki so delali od doma. Usposabljanja so se začela aprila 2020 in od takrat se kazalniki izboljšujejo: vsi spletni seminarji so imeli več kot 10.000 udeležencev/ogledov na spletnem portalu; več kot 12 milijonov dokumentov je bilo prenesenih v OneDrive z omrežnih pogonov; v SharePointu je bilo ustvarjenih skoraj 6000 spletnih mest; utrjena je bila uporaba Microsoft Teams kot orodja za sodelovanje in komunikacijo.
Trajnost prakse je zagotovljena s figuro prvakov. Kot člani osebja so bližja referenca za delavce. Zadolženi so tudi za promocijo in spremljanje projekta in njegovih rezultatov v svojih podjetjih ter za prepoznavanje potreb, vprašanj in skrbi.
Kontakt
Oscar da Pena
odapena@ilunion.com
https://www.ilunion.com/en