Sobre la práctica
Dónde: España
Fecha de inicio: noviembre 2019
Beneficiarios: todo el personal
Financiado por: fondos de la organización
VISIÓN GENERAL DE LA PRÁCTICA
Digital WorkPlace es un proyecto de transformación digital y cultural que nace de la apuesta de la organización por la evolución tecnológica, la digitalización y la transformación con un enfoque centrado en la persona. La iniciativa se basa en tres pilares fundamentales -productividad individual y colectiva y metodología ágil- y tiene 4 objetivos principales: aumentar la eficiencia y productividad personal; promover el trabajo en equipo a través de plataformas colaborativas; flexibilizar el acceso a la información; digitalizar y automatizar los datos, garantizando su accesibilidad.
La práctica está dirigida a todos los trabajadores de estructura del Grupo Empresarial Social ILUNION, así como a los empleados de Fundación ONCE. Los empleados disponen de un portal web intuitivo que ofrece todos los materiales audiovisuales de referencia, así como las grabaciones de las sesiones de formación online. Para fomentar la implantación de la iniciativa, Digital WorkPlace ha introducido la figura de los "Champions", embajadores digitales con la misión de guiar a los trabajadores en el proceso de transformación digital. El proyecto también ha fomentado el desarrollo de habilidades digitales con las herramientas de Microsoft 365 a través de la formación online.
Hasta el momento, se han impartido más de 15 webinars, con 10.000 participantes/vistas.
ENFOQUE METODOLÓGICO
La práctica adopta la forma de eventos, seminarios web y talleres impartidos a los trabajadores a través de Microsoft Teams, un portal web en Sharepoint y una Comunidad de usuarios en Yammer.
Los contenidos se configuran teniendo en cuenta las necesidades de todos los participantes, así como la información recogida a través de los Campeones, encuestas y formularios. La accesibilidad y usabilidad de los contenidos y herramientas son aspectos clave que se tienen en cuenta en el diseño de las formaciones.
El progreso de los participantes se evalúa mediante un seguimiento de la evolución de la ejecución del proyecto a través del análisis mensual de los KPI y la comparación con la evaluación inicial.
TIPO DE COMPETENCIAS DESARROLLADAS
Los participantes adquirieron competencias digitales y conocimientos sobre nuevos procesos de digitalización que pueden ayudar a mejorar la productividad de los trabajadores.
ASPECTO INNOVADOR
Digital Workplace es una práctica innovadora, ya que se basa en un modelo de formación en línea, complementado por un portal web, que fomenta y permite la participación de todos los trabajadores de forma flexible (aprendizaje síncrono o asíncrono). Se ha creado un espacio de colaboración en YAMMER para que los participantes compartan los resultados y las novedades, además de formular preguntas, etc. El proyecto ha permitido la plena implantación de la tecnología Microsoft y, en consecuencia, la digitalización de muchos procesos.
IMPACTO Y SOSTENIBILIDAD
Aunque el proyecto se puso en marcha en noviembre de 2019, la evaluación inicial y la recopilación de requisitos se estaban llevando a cabo cuando estalló la pandemia. El cierre impulsó la digitalización e hizo que este proyecto fuera aún más relevante y necesario, especialmente para todos aquellos trabajadores de actividades no esenciales que estaban trabajando desde casa. Las sesiones de formación comenzaron en abril de 2020 y desde entonces los indicadores han ido mejorando: todos los webinars consiguieron más de 10.000 participantes/visiones en el portal web; se transfirieron más de 12 millones de documentos a OneDrive desde las unidades de red; se crearon casi 6.000 sitios en SharePoint; se consolidó el uso de Microsoft Teams como herramienta de colaboración y comunicación.
La sostenibilidad de la consulta está garantizada por la figura de los Campeones. Como miembros de la plantilla, son una referencia más cercana para los trabajadores. También se encargan de la promoción y el seguimiento del proyecto y sus resultados en sus empresas, así como de la identificación de necesidades, problemas e inquietudes.
Contacto
Oscar da Pena
odapena@ilunion.com
https://www.ilunion.com/en